Statuts et règlements de l’Association des auteur·e·s du Manitoba français

À des fins de clarté, dans le présent document, le singulier inclut le pluriel et le masculin inclut le féminin.

Vision de l’Association des auteur·e·s du Manitoba français

L’Association des auteur·e·s du Manitoba français (l’« Association ») vise l’épanouissement de la littérature manitobaine en français et son rayonnement au Manitoba, au Canada et dans le monde.

Mission de l’Association des auteur·e·s du Manitoba français

Encourager, développer et soutenir l’évolution de la littérature francophone du Manitoba afin de contribuer à la vitalité de la collectivité d’ici. Encourager, soutenir et promouvoir les auteurs membres de l’Association et leurs activités de développement artistique, de sensibilisation à la littérature, d’appui à la création, de promotion et de diffusion de leurs œuvres.

Objectifs de l’Association des auteur·e·s du Manitoba français

a. Regrouper au sein de l’Association les auteurs du Manitoba qui publient en français.

b. Contribuer activement au développement et à l’épanouissement artistique de ses membres en établissant des services efficaces de développement, de promotion et de diffusion de leurs œuvres et en ce sens, promouvoir aussi le mentorat des jeunes auteurs;

c. Favoriser les rencontres et les échanges artistiques entre ses membres et d’autres auteurs et artistes manitobains, canadiens et du monde entier.

d. Renforcer et encourager la communication et la solidarité entre ses membres grâce à un réseau d’échange d’informations dans le domaine littéraire et artistique.

e. Présenter et défendre les idées et les aspirations artistiques de ses membres.

f. Revendiquer les droits des Manitobains dans tout ce qui touche à la littérature et à la liberté d’expression.

g. Convaincre les instances gouvernementales et les institutions privées d’investir dans la création artistique en général et dans la création littéraire en particulier en soutenant, promouvant, diffusant et subventionnant les artistes en général et les auteures et auteurs du Manitoba, en particulier.

h. Établir et entretenir des relations soutenues avec toute autre association dont les objectifs sont similaires aux siens.

Statuts et règlements de l’Association des auteur·e·s du Manitoba français

Article 1 : Raison sociale et désignation officielle

Le 1^er mars 2017 à Saint-Boniface, les auteurs et auteures du Manitoba qui publient en français ont décidé de s’unir en une association provinciale sans but lucratif qui sera connue sous le nom de « l’Association des auteur·e·s du Manitoba français ».

Ci-après l’Association des auteur·e·s du Manitoba français sera désignée soit par ce même vocable, soit par « l’Association ».

L’Association est constituée en vertu de la Loi sur les corporations du Manitoba.

Article 2 : Siège social

Le siège social de l’Association est à Winnipeg, au Manitoba.

Article 3 : Langue de travail et de communication

L’Association fonctionne et communique en français.

Article 4 : Exercice financier

L’exercice financier de l’Association va du 1^er avril d’une année donnée au 31 mars de l’année suivante.

Article 5 : Conseil d’administration

L’Association est dirigée par un conseil d’administration élu par les membres de l’Association.

Ci-après le conseil d’administration sera désigné soit par ce même vocable, soit par « le Conseil ».

Article 6 : Membres de l’Association

Il y a trois catégories de membres de l’Association.

i) Les membres en titre

Est considérée membre en titre de l’Association toute personne résidant au Manitoba ou ayant résidé au Manitoba et qui répond aux critères suivants :

1) être l’auteur ou le co-auteur d’au moins une œuvre littéraire grand public ou jeunesse rédigée en français (roman, récit, essai, recueils de nouvelles, poèmes, contes, chansons, bande-dessinée, scénario, photo-roman, pièce de théâtre, études littéraires ou d’un autre domaine des humanités) à l’exclusion des manuels scolaires, publiée sur papier ou numériquement par une maison d’édition reconnue du Manitoba ou d’ailleurs;

2) adhérer à la vision, à la mission et aux objectifs de l’Association;

3) travailler ou vouloir participer au développement artistique dans le domaine de la littérature;

4) payer la cotisation établie par le Conseil et ratifiée par l’Association.

Un membre en titre bénéficie de tous les services offerts par l’Association.

ii) Les membres honoraires

Est considérée membre honoraire de l’Association toute personne qui s’est hautement distinguée dans le domaine de la littérature et que le Conseil de l’Association, à sa discrétion, accueille comme membre sans que cette personne n’ait à payer une cotisation annuelle.

Un membre honoraire bénéficie de tous les services offerts par l’Association.

Un membre honoraire peut assister aux réunions et aux assemblées générales annuelles sans toutefois avoir le droit de voter.

iii) Les membres affiliés

Est considéré membre affilié de l’Association toute personne résidant au Manitoba ou ayant résidé au Manitoba et qui répond aux critères suivants :

1) démontrer un intérêt pour les arts en général et la littérature en particulier (p. ex., libraires, bibliothécaires, professeurs, enseignants, lecteurs, professionnels de l’imprimerie, membres des médias et toute personne qui aspire à devenir auteur);

2) adhérer à la vision, à la mission et aux objectifs de l’Association;

3) travailler ou vouloir participer au développement artistique dans le domaine de la littérature;

4) payer la cotisation établie par le Conseil et ratifiée par l’Association.

Un membre affilié peut assister aux assemblées générales annuelles, sans toutefois avoir le droit de vote, et il peut être nommé à un comité ad hoc.

Un membre affilié reçoit les communications de l’Association et peut bénéficier de certains services de réseautage et de mentorat de l’Association.

Article 7 : Cotisation

Le montant de la cotisation pour chaque catégorie de membres de l’Association est fixé annuellement pour l’année à venir par le Conseil de l’Association, sous réserve de l’approbation des membres lors de l’Assemblée générale annuelle (AGA).

Le montant de la cotisation est perceptible, en totalité, le 1^er avril de chaque année.

Si un membre n’a pas renouvelé sa cotisation au 15 mai de l’année en cours, il perd son statut de membre et tous les privilèges qui en découlent.

Article 8 : Adhésion, fin de l’adhésion, prise d’effet de la fin de l’adhésion

A) Adhésion

Toute personne qui désire devenir membre de l’Association doit signifier son intention de vive voix ou par écrit à la présidence ou au secrétariat de l’Association. Le Conseil évalue chacune des demandes d’adhésion.

B) Fin de l’adhésion

L’adhésion d’un membre de l’Association cesse dans l’un ou l’autre des cas suivants :

i) le décès du membre;

ii) l’omission par le membre de maintenir les conditions d’adhésion requises énoncées à l’article 6 du présent document;

iii) la démission du membre signifiée par écrit au Conseil, auquel cas la démission entre en vigueur à la date précisée dans l’avis de démission; la démission d’un membre sera notée à la réunion du Conseil qui suivra cette démission;

iv) l’expulsion du membre en conformité à l’article sur les mesures disciplinaires contre les membres ou la perte du statut de membre d’une autre manière en conformité avec les statuts ou les règlements administratifs;

v) l’expiration de la période d’adhésion;

vi) la liquidation ou la dissolution de l’Association en vertu de la loi.

C) Prise d’effet de la fin de l’adhésion

La fin de l’adhésion entraine l’extinction des droits du membre.

Article 9 : Mesures disciplinaires contre les membres

Le Conseil peut suspendre ou expulser un membre de l’Association pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :

a) la violation d’une disposition des statuts, des règlements administratifs ou des politiques écrites de l’organisation;

b) une conduite susceptible de porter préjudice à l’organisation, selon un vote unanime du Conseil.

Article 10 : Représentation

L’AGA des membres de l’Association est composée de tous les membres et de tous les membres honoraires en règle de l’Association. Chaque membre en titre dispose d’un droit de vote. Les membres affiliés peuvent assister à l’AGA de l’Association avec droit de parole, mais ils n’ont pas un droit de vote. La présidence d’assemblée ne dispose que d’un droit de vote prépondérant.

Article 11 : Pouvoirs

L’Assemblée générale des membres constitue l’autorité suprême de l’Association. Voici ses fonctions :

1) délibérer sur les rapports et les propositions qui lui sont présentés et décider de leur adoption, de leur modification ou de leur rejet;

2) recevoir le rapport du vérificateur des comptes et nommer un vérificateur pour le prochain exercice financier, s’il y a lieu;

3) élire les membres du Conseil parmi les membres de l’Association et le Conseil élira, lors de sa prochaine réunion ordinaire, la présidence, la vice-présidence, la trésorerie et le secrétariat parmi les membres élus;

4) créer des comités temporaires ou permanents, au besoin;

5) modifier les statuts et règlements de l’Association, au besoin.

Article 12 : Nombre d’assemblées générales, date et lieu

L’Association se réunit en Assemblée générale annuelle au moins une (1) fois par an, au Manitoba, au plus tard le 15 juin.

Article 13 : Avis d’assemblée générale annuelle des membres

Un avis indiquant la date, l’heure et le lieu de l’AGA doit être envoyé aux membres de l’Association au moins vingt-et-un (21) jours avant la date de l’AGA.

Cet avis comprend :

1) l’ordre du jour;

2) le procès-verbal de la dernière AGA;

3) les amendements proposés aux statuts et règlements;

4) la liste des postes à combler au sein du Conseil.

Pour être examinés lors de l’AGA, les amendements proposés aux statuts et règlements doivent être reçus par le Conseil au plus tard le 1^er avril.

Cet avis est envoyé par courriel ou, si un membre le requiert, par la poste.

Article 14 : Ordre du jour

L’Assemblée générale annuelle doit, dans l’ordre :

1) nommer un président de l’AGA;

2) adopter l’ordre du jour de l’AGA;

3) discuter des affaires découlant de la dernière AGA;

4) recevoir le rapport de la présidence;

5) recevoir le rapport de la direction générale, le cas échéant;

6) recevoir le rapport du secrétariat;

7) examiner et adopter les états financiers;

8) examiner les rapports du vérificateur, s’il y a lieu;

9) nommer le vérificateur pour le prochain exercice financier;

10) dresser le bilan de l’année écoulée;

11) établir les orientations de l’Association;

12) étudier le rapport du comité d’élection;

13) élire les membres du Conseil selon des mandats de deux ans en alternance et par scrutin secret à moins que l’AGA n’en décide autrement sur recommandation du comité d’élection.

Article 15 : Quorum

Le quorum de l’AGA est de dix (10) membres en titre et membres honoraires en règle de l’Association. À défaut du quorum, le président dissout l’Assemblée et le mandat du Conseil sortant est prolongé jusqu’à la nouvelle AGA que le président doit convoquer dans les trente (30) jours. Si à la deuxième tentative, le quorum n’est pas atteint, l’AGA aura lieu quand même.

Article 16 : Assemblée extraordinaire

L’Assemblée extraordinaire des membres est composée de tous les membres en titre et membres honoraires en règle de l’Association. Seul les membres en titre disposent d’un droit de vote. Le président d’assemblée ne dispose que d’un droit de vote prépondérant. Tout observateur invité a le plein droit de parole.

L’Association se réunit en assemblée extraordinaire à n’importe quel temps de l’année, à une date et en un lieu fixés par le conseil d’administration.

Le président, le conseil d’administration ou cinq pour cent (5 %) des membres individuels en titre peuvent demander une assemblée extraordinaire des membres. Un premier avis de convocation doit être envoyé par écrit à tous les membres au moins vingt-et-un (21) jours avant la date de l’assemblée et un deuxième avis, au moins sept (7) jours avant. La convocation comprend au moins l’ordre du jour indiquant le ou les sujets motivant cette assemblée extraordinaire et le projet de résolution qui sera débattu ou un avis décrivant la question à l’étude avec toute information nécessaire pour permettre un vote éclairé.

Le quorum de l’assemblée extraordinaire est de dix (10) membres en titre et membres honoraires en règle. À défaut du quorum, le président doit dissoudre l’assemblée et peut en convoquer une nouvelle, séance tenante. Dans cette situation précise, il n’y aura pas d’autre avis de convocation émis. Toutefois, le président peut convoquer une nouvelle assemblée extraordinaire. Les membres de l’Association seront avisés, par écrit, au moins vingt-et-un (21) jours ouvrables avant la tenue de la nouvelle assemblée extraordinaire. Si à la deuxième tentative, le quorum n’est pas atteint, l’assemblée aura lieu quand même. Il n’y aura aucun vote par procuration.

Article 17 : Composition du Conseil

Le Conseil est composé de six (6) ou sept (7) membres :

1. présidence;

2. vice-présidence;

3. trésorerie;

4. secrétariat;

4. deux (2) ou trois (3) conseillers.

Le cas échéant, la direction générale de l’Association siège au Conseil sans droit de vote.

Article 18 : Durée du mandat

A) La durée d’un mandat au Conseil est de deux (2) ans.

B) Un membre du Conseil ne peut obtenir plus de deux (2) mandats consécutifs pour le même poste, sauf si le Conseil adopte une résolution visant à prolonger le deuxième mandat d’un an. Après la période de son mandat, un membre du Conseil doit attendre un an avant de se présenter de nouveau au même poste, mais peut se présenter à un autre poste.

D) Un mandat débute au moment où un candidat est élu au Conseil.

Article 19 : Élections et procédures

Le comité d’élection se compose de deux (2) membres de l’Association. Il est responsable de l’organisation de l’élection des membres du Conseil.

Article 20 : Fonctions des membres du Conseil d’administration

A) Présidence

La personne qui occupe ce poste :

i) devient officiellement le porte-parole de l’Association;

ii) préside les réunions;

iii) peut déléguer ses pouvoirs à d’autres membres du conseil;

iv) préside, avec droit de vote prépondérant, les assemblées générales annuelles et les assemblées extraordinaires;

v) préside, avec droit de vote, les réunions du Conseil;

vi) est membre ex-officio, avec droit de vote, de tous les comités de l’Association;

vii) s’occupe du courrier officiel;

viii) est le principal responsable de l’exécution du mandat de l’Association.

B) Vice-présidence

La personne qui occupe ce poste remplace la présidence en son absence et exerce tout pouvoir qui peut lui être délégué par la présidence. Si la vice-présidence ne peut assumer les tâches de la présidence, l’Association désigne l’un de ses membres pour combler cette fonction et terminer le mandat de la présidence.

C) Secrétariat

La personne qui occupe ce poste :

i) s’occupe de la rédaction des procès-verbaux;

ii) est responsable de l’envoi des avis de convocation;

iii) est responsable du registre des membres;

iv) signe les procès-verbaux du Conseil après leur approbation;

v) assume toute autre tâche que lui assigne le Conseil.

D) Trésorerie

La personne qui occupe ce poste :

i) gère les fonds de l’Association, appuyé la présidence et, le cas échéant, par la direction générale;

ii) voit à ce que les états financiers soient publiés trimestriellement et annuellement;

iii) est responsable du déboursement des fonds avec l’approbation du conseil d’administration;

iv) garde un compte rendu de tous les fonds reçus ou payés au nom de l’Association;

v) assume toute autre tâche que lui assigne le Conseil.

E) Conseillers

Les personnes qui occupent ces postes apportent leur expertise sur différents sujets et participent ainsi à l’élaboration des orientations et programmes annuels de l’Association, siègent aux comités de l’Association et exercent toute autre tâche que leur assigne le Conseil.

Article 21 : Pouvoirs du Conseil

Le Conseil a pour fonction de gérer l’Association au cours de l’année, conformément aux statuts et règlements. Il rend compte de ses activités à l’ensemble des membres, plus particulièrement lors des assemblées générales annuelles et extraordinaires. Pour ce faire, le Conseil exerce les fonctions suivantes en conformité avec les objectifs de l’Association :

i) appuyé par la direction générale le cas échéant, diriger et surveiller l’administration de l’Association et exercer tous les pouvoirs qui ne requièrent pas l’autorité de l’Assemblée générale annuelle (AGA);

ii) formuler le plan d’action conformément aux orientations de l’AGA;

iii) créer des comités temporaires ou permanents au besoin et en déterminer les responsabilités;

iv) destituer un ou des membres des comités temporaires ou permanents par résolution du Conseil après les avoir entendus;

v) combler les postes vacants au Conseil;

vi) recevoir les prévisions budgétaires et adopter le budget et toute modification afférente;

vii) fixer le montant de la cotisation annuelle;

viii) ratifier les décisions des membres du Conseil par adoption des procès-verbaux des réunions du Conseil, et;

ix) accepter et révoquer l’adhésion des membres en titre, des membres honoraires et des membres affiliés.

Article 22 : Convocation, nombre de réunions, date et lieu

Le Conseil se réunit au moins trois (3) fois par année, au Manitoba, à la demande du président ou d’au moins un tiers (1/3) des membres du Conseil, à une date et en un lieu qu’il choisit. Un avis écrit à cet effet doit être reçu par les membres de l’Association au moins sept (7) jours avant la réunion.

Article 23 : Quorum du Conseil

Le quorum lors des réunions du Conseil est de cinquante pourcent (50 %) plus un (1) des membres qui y siègent (p. ex., trois (3) membres sur six (6) ou quatre (4) membres sur sept (7).

Si le quorum n’est pas atteint trente (30) minutes après l’heure fixée pour la réunion, ou dix (10) minutes pour une conférence téléphonique, le président ajourne la réunion qui devra être reprise dans les trente (30) jours qui suivent. Lors de la deuxième tentative de réunion, le quorum est constitué des membres présents.

Article 24 : Vacance

1. Une vacance à la présidence, avant la fin du mandat, par suite de démission ou de toute autre cause, sera comblée par la vice-présidence jusqu’à l’Assemblée générale annuelle suivante. Si cette personne se présente à la présidence et remporte cette élection, elle est élue pour un nouveau mandat de deux (2) ans.

2. Une vacance à la vice-présidence, au secrétariat ou à trésorerie, avant la fin du mandat, par suite de démission ou de toute autre cause, sera comblée par le Conseil. Le Conseil élira ou nommera par résolution une autre personne qualifiée parmi ses membres pour remplir cette vacance jusqu’à la prochaine Assemblée générale annuelle. Si, à l’AGA, cette personne se présente au poste où elle a été nommée et remporte cette élection, elle est élue pour un nouveau mandat de deux (2) ans.

3. En cas de vacance à un poste de conseiller avant la fin du mandat, le Conseil peut nommer un membre en titre ou un membre honoraire de l’Association. Cette personne terminera le mandat du membre démissionnaire. Si cette personne se présente à un poste au sein du Conseil et remporte cette élection, elle est élue pour un nouveau mandat de deux (2) ans.

4. Le poste d’un membre du Conseil devient vacant dans l’un ou l’autre des cas suivants :

a) un avis écrit de démission est déposé auprès de la présidence de l’Association;

b) une résolution de révocation pour cause est adoptée par les deux tiers (2/3) des voix du Conseil;

c) le titulaire décède.

Article 25 : Destitution d’un membre du Conseil d’administration

Suite à deux absences consécutives non motivées d’un de ses membres, le Conseil jugera bon de le remplacer ou non.

Le Conseil peut déposer la présidence de son poste avant la fin de son mandat par un vote des deux-tiers (2/3) des membres présents, s’il y a lieu et pour raison valable.